Stene Stål Produkter AS er en lokal stål-leverandør med hovedsete i Rolvsøy, Fredrikstad kommune.
Selskapet har 23 ansatte og leverer alt fra hulprofiler, bjelker og armeringsstål til kunder over hele Sør-Norge.
Tidligere kjørte selskapet en fullstendig papirbasert transportoperasjon, som innebar utskrift av både fraktbrev og lastelister.
- Vi lot sjåførene skrive avvik på papir. Så måtte sjåførene kjøre innom kontoret vårt på nytt etter endt arbeidsdag for å levere inn dokumentasjonen fra kundeleveransene. Dette ikke var spesielt effektivt, hverken for oss eller transportørene våre, sier Carl Henriksen, ansvarlig for transporthåndtering hos Stene Stål.
Ville bli digitale
At den fullstendig manuelle og papirbaserte transportoperasjonen ikke kunne fortsette som før i en stadig mer digitalisert verden, ble de ansatte i selskapet etterhvert skjønt enige om.
- Ønsket om å digitalisere oss kom inn som en del av den overordnete strategien i selskapet. Dette bidro til å pushe oss videre på fremdriften, forteller Rino Humlekjær, daglig leder i Stene Stål Produkter AS.
Selskapet gikk i dialog med flere ulike leverandører av løsninger for transporthåndtering.
- Vi gjorde en skikkelig jobb og undersøkte ulike verdiforslag, i tillegg til at vi undersøkte muligheten for å kjøre håndteringen av transport i vårt eget ERP.
- Etter vår vurdering var det Swipload som skilte seg klart best ut med tanke på funksjonalitet og muligheter.
Heldigital leverings-dokumentasjon
Selskapet hadde tidligere svært manuelle prosesser knyttet til håndtering av for eksempel leverings-dokumentasjonen. Tidligere måtte de ansatte for eksempel gå opp i arkivet og finne en fysisk følgeseddel.
- Så kontrollerte vi hva som eventuelt var blitt skrevet ned fysisk på følgeseddelen.
Tungvint?
- Det var mye mer jobb, ja.
Nå har hele selskapets transportoperasjon blitt tilnærmet papirløs.
- Dette har flere fordeler. Hvis kunden ringer oss og etterspør om varer er levert eller ikke, så kan vi gå vi inn på POD´en i Swipload som viser signaturer på lasting og lossing, tidspunkter og eventuelle bilder. Nå er alt svært mye enklere, og dokumentasjons-grunnlaget er klart.
POD og signatur-mulighet sendes sømløst til sjåfør med oversikt over leveringer. Selve signaturen gjøres så på sjåførens egen smarttelefon.
- Med Swipload er det også enklere for meg å sende kjørelisten til sjåførene dagen i forkant. Da får sjåførene tid til å forberede seg til neste dags gjøremål. Jeg kan også følge med på hvordan bilene ligger an på ruta etterhvert som dem leverer, sier Carl Henriksen.
Fornøyd Kvalitetsleder
Robert Stene, Kvalitetsleder i selskapet, trekker frem hvordan selskapets salgsteam nå er koblet på TMS´et og en delt informasjonsflyt
- Salgsteamet kan nå finne informasjon om ordrenummer, signaturer, kunder og transportører i samme database som resten av teamet. Alt ligger lett tilgjengelig på ett sted. Tidligere måtte vi noen ganger ringe kunden for å bekrefte om leveransene var mottatt.
- En annen fordel er at vi nå har oversikt over hvor transportøren befinner seg i sanntid. Da kan vi følge med på hver enkelt levering han gjør.
- Dette er spesielt nyttig når vi planlegger ruter med mange stopp.
Gjennom Swipload kan Stene Stål Produkter nå håndtere både leveranser til egne sjåfører og eksterne transportører i en og samme løsning.
- Før måtte sjåførene våre ha med seg en bunke papirer fra turen, og levere dem tilbake til oss etter endt arbeidsdag. Dette krevde ekstra – og helt unødvendige - turer til kontoret vårt. Dette slipper sjåførene våre nå, noe som forenkler hverdagen deres betydelig.
- Det digitale systemet gir dem helt klart en mer oversiktlig plattform å jobbe fra, etter min mening.
Effektiv implementering
Logistikk er tradisjonelt et område preget av komplekse, tungrodde og lite moderne støttesystemer på IT-siden.
Hvordan har du opplevd prosessen med implementering og igangsetting?
- Denne løsningen er intuitiv, og krever lite eller ingen datakyndighet for å kunne tas i bruk. Sjåførene våre både internt og eksternt er fornøyde. Det samme er vi på kontoret.
- Jeg kan helt klart si at Swipload har levert noe av den bedre oppfølgingen vi har opplevd fra et IT-selskap. De har vært raske til å følge opp, lyttet til våre behov, vært ærlige når de ikke ønsket å endre noe, og tilpasset seg raskt når de så at vi kom med gode forslag.
Selv om målsetningen om å gjøre transportoperasjonen papirløs nå er nådd, er målet å fortsette en videre utrulling av systemet.
- Det er fortsatt mye vi kan gjøre. Vi ser for eksempel store muligheter til å bruke Swipload til koordineringen mot lageret og de som håndterer plukkingen.
- Swipload gir oss mange muligheter vi tidligere ikke hadde.
.png)