- Et avgjørende logistikkverktøy for oss

Doka Norge AS leverer bærekraftige og miljøeffektive forskalingsløsninger til et bredt lag av industrikunder. Med sine tre avdelinger i Asker, Bergen og Trondheim kan selskapet levere til kunder og byggeplasser over hele Norge.

- Å ha kontroll på flyten av varer både ut og inn ved lokasjonene våre, sammen med status på leveringene til kunder, er ekstremt viktig for oss. Transportarbeidet er en kjerne-operasjon for oss som selskap, sier Stein Høymyr, Operation Manager Branch Doka Norge.

I tillegg til utleveringene av selskapets produkter til byggeplassene, og returene etter endt bruk, kommer det jevnlige leveranser inn til avdelingene fra selskapets søsterselskap i utlandet.

‍- Dette operasjonsbildet må vi ha best mulig oversikt over, sier Høymyr.

‍Sanntidsoppdatert leveringskalender

Daglig oppretter prosjektlederne til Doka Norge AS flere titalls leveringsordre.

- Selgerne våre er i dialog med kunden i felt, og rapporterer bestillingene til oss. Prosjektlederne organiserer utkjøringene av produkter, og koordinerer mellom plukkerne på lageret, og deretter transport.

Til arbeidet bruker Doka Norge AS en full suite av Swiploads moduler, med et oppsett spesialtilpasset selskapets behov.

- Kjernefunksjonaliteten er å opprette fraktordre, med alle opplysninger som trengs rundt leveringen, som vi så enkelt kan sende til transportøren vi ønsker å benytte. Transportøren får varsling på sms eller mail, og får en digital oversikt over leveringene han skal utføre for oss.  

Alle fraktordre som opprettes i Swipload fordeles også automatisk i en felles, delt leveringskalender mellom selskapet og transportør.

- Dette sparer oss for friksjon og unødvendig manuelt tidsbruk i hverdagen. Teamet vårt får en felles tilgang på et oppdatert sanntidsbilde av operasjonen vår. Personellet som klargjør lassene vet til enhver tid hvilke produkter som skal settes frem og klargjøres til transport. Samtidig vet transportør til enhver tid hva som skal fraktes hvor. I tillegg kan vi holde internkommunikasjonen mellom oss på avdelingene og mot transportør organisert på en svært god måte, ettersom Swipload støtter meldinger, forklarer Høymyr.

Bedre kontroll på avvik

Transportarbeid er ofte preget av endringer. Kunder skal plutselig ha et ekstra veggelement, eller mer eller mindre forskalingsutstyr.

Endringer får igjen konsekvens for innholdet i fraktordren.

- Ting forandrer seg hele tiden, av naturlige årsaker. Da må vi kunne kommunisere endringene til transportøren vår på en så effektiv måte som mulig.

Gjennom Swipload kan Doka oppdatere og endre innholdet i fraktordren helt frem til en levering er signert for "lastet" av transportør.

Signatur på "lastet" og "levert" skjer sømløst gjennom Swiploads digitale POD og signeringsløsning, som er tilgjengelig for sjåføren som tildeles en fraktordre.

Transportør kan også registrere eventuelle avvik knyttet til en fraktordre så fort disse oppstår.

- Vanlige avvik kan være skade, bomtur, kansellering eller ekstra tidsbruk rundt venting på å få losset.

- Med Swipload får vi nå fanget opp og beskrevet avvikene umiddelbart. Dette er svært verdifullt for oss. For det første får vi sluttført den totale faktureringen av leveransen raskere. For det andre får vi fersk og god kontroll på hva som har skjedd, og hva som da skal være det endelige fakturagrunnlaget for leveransen. Dette gir oss økt kontroll og økt etterprøvbarhet.

Ifølge Høymyr kan selskapet nå fakturere for kundeleveransene under en uke etter levering.

- Vi får raskere ferdig det totale fakturagrunnlaget for en leveranse. Dette er svært verdifullt for oss, understreker han.

Vil ligge i forkant

Digitalisering blir ofte sett på som et «moteord», og noe mange snakker om uten at gevinstene er enkle å identifisere.

Stein Høymyr er tydelig på gevinsten selskapet får av å benytte Swipload.

- Først og fremst får vi en tilpasset digital arena hvor hele organisasjonen sammen kan kommunisere og dele informasjon med hverandre. Dette gjør arbeidsdagen enklere, smidigere og preget av færre manuelle prosesser, forklarer han.

- Vi slipper for eksempel å bruke mail eller ringe til transportøren hvis det skjer endringer. Dette kan vi oppdatere direkte i fraktordren han har fått tilsendt. Alle parter kan dermed frigjøre tid til å konsentrere seg om det som teller i hverdagen, nemlig å levere et godt produkt til kundene.

- Selgerne slipper også å ringe til prosjektlederne på kontoret for å finne ut av status på leveringer. Dette finner de nå direkte i Swipload, hvor de kan søke opp«sine» leveringer basert på prosjektnumre eller kundenavn.

- Lager- og avdelingspersonellet vårt behøver heller ikke å gå fysisk inn i resepsjonen vår for å kikke på skjermen for å se listen over det oppdaterte dagsarbeidet som skal utføres. Dette ligger nå tilgjengelig hos dem på mobilen deres. Dette sparer tid og gjør hverdagen deres enklere.

Høymyr understreker viktigheten av å ha kommunikasjon og databasen samlet på en plass.

- Gjennom Swipload blir alt skapt, loggført og arkivert i en og samme løsning. Dette gjør alle ledd i fraktoperasjonen etterprøvbar, noe som gjør det enklere å identifisere eventuelle feil eller mangler.

- Totalt sett jobber vi nå raskere, med enklere tilgang på delt informasjon til hele temaet, med sporing og statuser på samtlige utgående og innkommende leveringer, i et og samme felles system. Fart og forenkling liker vi svært godt!

Transportøren: - Overraskende enkelt

Espen Transport AS er fast hustransportør for Doka Norge AS i Asker. Selskapet er svært fornøyd med opplevelsen av å bruke Swipload i hverdagen.

- Jeg var selv positiv da Doka informerte oss om det nye systemet de ønsket å ta i bruk, men fatter`n var kanskje noe mer skeptisk, sier Ole-Aleksander Svendsen i Espen Transport.

- For det første er løsningen og systemet utrolig enkelt for oss som transportør å bruke. Man trenger ikke være datageni for å få dette til, det er like enkelt som å lese nettavisen, sier han.

Som hustransportør er Espen Transport satt opp med en såkalt «avtale-funksjonalitet» i Swipload. Dette innebærer skreddersøm.

- Vi har fått oppsettet mot oss tilpasset de behovene vi har i hverdagen. Vi trenger for eksempel ikke å akseptere fraktordre fra Doka. Vi er også satt opp med mulighet til å rapportere timebruk og kost på en levering så fort vi har signert et lass som levert. Dette underlaget vi melder tilbake blir grunnlaget for avregning og utbetaling av oppgjør til oss.

Fundament for videre salgsvekst

Tidligere kunne faktura fra Espen Transport nå Doka Norge AS en måned etter levering.  

- Dette er jo en standard måte å gjøre ting på. Man fakturerer en gang i måneden. Det som er utfordringen med dette, og som vi nå slipper å tenke på, er spesielt dette med avvik, og selvsagt om vi har fått med alt som skulle med på fakturaen. 

- I tillegg var det en jobb å opprette disse fakturaene, som ofte gikk utover helgekosen. Nå trenger vi kun å fokusere på å melde inn timeforbruk og ev. avvik via "podden" som ligger tilgjengelig for oss ved signering av lass som Levert. Det er alt vi trenger å gjøre, og avregningsbilag kommer selvsagt til oss automatisk.

Høymyr stemmer i.

- Som selskap er vi opptatt av å utnytte de mulighetene som ny, digital teknologi gir oss. Gjennom Swipload kan vi effektivisere operasjonen vår ytterligere, og dermed tilby kundene våre et enda bedre produkt. Løsningen fra Swipload gir oss nå et solid fundament vi kan vokse videre på i årene som kommer.